Administratief onthaalmedewerker

Wat je bij Digipolis mag verwachten? Een job met een bijzondere missie. Een job met gelijkgestemde collega's, want iedereen hier heeft minstens één ding gemeen: een hart voor de stad.

Als onthaalmedewerker binnen de groep Administratie zorg je voor een professioneel en klantvriendelijk onthaal van onze collega’s, klanten en leveranciers. Vier halve dagen per week neem je administratieve taken op en dit in nauwe samenwerking met je collega’s.

Jij

  • zorgt voor een professioneel en klantvriendelijk onthaal van onze collega’s, klanten en leveranciers.

  • voert telefonische communicatie voor Digipolis en verdeelt op een efficiënte manier alle binnenkomende post.

  • beheert vlot onze vergaderzalen, volgt de vergaderzaalreservaties op en organiseert op verzoek vergaderingen.

  • staat in voor het beheer en de opvolging van het economaat.

  • bent een intern aanspreekpunt voor meldingen over gebouwen, apparaten, enzovoort.

  • plaatst bestellingen en registreert ontvangsten.

  • maakt offertes op voor onze klanten en staat in voor de briefwisseling inzake facturatie (betwisting, opzegging van contracten,…).

  • bewaakt de voortgang van bestelaanvragen en zorgt voor de naleving van interne afspraken betreffende het goedkeuringstraject.

  • rapporteert aan de verantwoordelijke Administratie.

Bovendien

  • heb je een diploma secundair onderwijs.

  • ben je sterk kwaliteits- en klantgericht.

  • ben je communicatief sterk en beheers je het Nederlands perfect.

  • heb je een verzorgd voorkomen.

  • werk je fulltime en verzorg je het onthaal op volgende momenten:

    • maandag van 8u30 tot 12u30 en van 13u tot 17u,

    • van dinsdag tot en met donderdag van 8u30 tot 12u30 en op vrijdag van 12u30 tot 17u.

    Op dinsdag, woensdag, donderdagnamiddag en vrijdagvoormiddag neem je administratieve taken op. Je bent flexibel qua werktijden.

  • ben je vertrouwd met de standaard MS Office-toepassingen (inclusief MS Outlook) en heb je nieuwe toepassingen snel onder de knie.

  • kan je op een constructieve en professionele manier samenwerken met collega’s doorheen de organisatie.

  • werk je klantgericht en investeer je in een gezonde lange termijnrelatie met de klanten.

  • neem je graag verantwoordelijkheid en kan je zelfstandig en probleemoplossend werken.

  • heb je ervaring in een gelijkaardige functie.

  • ben je stressbestendig

Wij

  • selecteren enkel op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap.

  • werken met veel enthousiasme voor een ‘vree wijze’ stad en gaan samen met onze collega’s bij stad, OCMW, politie en brandweer de uitdaging aan om met onze innovatieve IT projecten een onmiddellijke en concrete impact te hebben op de Gentse samenleving.

  • geven vertrouwen aan onze medewerkers om te handelen in functie van duidelijke doelstellingen.

  • luisteren en werken samen om de werkomgeving verder vorm te geven in functie van de noden van elk team.

  • geven onze medewerkers de nodige ruimte om hun talenten en creativiteit te ontplooien.

  • zijn gebeten door IT, werken resultaatgericht en kostenefficiënt.

  • streven naar een doorgedreven technische expertise, sterke sociale vaardigheden, een oprechte betrokkenheid en een correcte professionele houding.

  • hebben extra legale voordelen zoals werken 2.0, dertiende maand, min. 35 vakantiedagen, maaltijdcheques (€7), een gratis hospitalisatieverzekering voor jou, de partner waarmee je samenwoont/echtgenoot en je kinderen, groepsverzekering, fietsvergoeding, gratis abonnement openbaar vervoer, laptop en gsm.

Je kan solliciteren tot  11 februari 2019. Is deze datum verstreken, bezorg ons dan zeker nog je cv. Mochten we geen passende kandidaat vinden, dan kom je mogelijk nog in aanmerking voor deze vacature.

Digipolis 7-08 deel 1-89.jpg

Sollicitatieproces

Zin om van de stad jouw job te maken? Vul het online registratieformulier in en start een bijzondere missie. Zijn we overtuigd van jouw hart voor de stad? Dan nodigen we jou uit voor een interview. Afhankelijk van de functie die je wil invullen volgen er nog een aantal testen. We geven jou ook graag een zelfstandige opdracht, zo zijn we zeker dat jij de juiste persoon bent om samen met ons de stad digitaal vorm te geven. Na een positief gesprek met één van onze directieleden ben je helemaal klaar om de stad te gaan verkennen.

Digipolis Gent

Bellevue 1, 9000 Gent

Zin om voor Gent te werken? Cuberdons snoepen op de Kouter en iBeacons spotten bij de Krook. Bij Digipolis maak je van de stad jouw job en bouw je mee aan innovatieve projecten die het leven van duizenden Gentenaren beter maken.